Estados Financieros En Excel

Para algunos estudiantes de contaduría se les dificulta realizar un trabajo de estados financieros en Excel ya que se debe tener un manejo de este, gracias a las inquietudes de varios compañeros, aquí explicaremos como se debe hacer  y las formulas necesarias para facilitar los resultados en valores de las cuentas.

A continuación les presentamos los pasos para realizarlo:

Paso 1: Se debe crear una lista de parámetros en nuestro caso se hicieron de esta manera:

Paso 2: Se debe hacer los registros contables en un libro diario así como este:

Para la columna de cuentas se insertan los códigos que están en los parámetros dependiendo de la transacción por esto en esta columna se creará una lista de datos; se selecciona la columna y en la barra de herramientas damos clic en “DATOS”, luego en la barra desplegada damos clic en “VALIDACIÓN DE DATOS” y les saldrá una ventana así:

Cuando salga esta ventana deben desplegar la flechita de “CUALQUIER VALOR” y seleccionar “LISTA” automáticamente saldrá un espacio en blanco llamado “ORIGEN”, dan clic en el espacio en blanco y luego seleccionan la columna de los códigos en número que se encuentran en los parámetros creados.

Paso 3: Ya que tienen sus datos solo deben desplegar la flechita en la columna de cuentas y escoger el código de la transacción en la hoja de libro diario. Luego para facilitar el trabajo de la columna “CONCEPTO”  vamos a necesitar de una fórmula que nos traiga el nombre de la cuenta que está ligada al código, por esto usamos la fórmula: BUSCARV o CONSULATAV dependiendo de la versión de Excel que tengamos.

Aplicación

Para aplicar esta fórmula debemos dar clic en la celda que vamos a usar en la columna de concepto e insertar:

=BUSCARV()  O =CONSULTAV().

Entre paréntesis se pondrá:

(Valor_buscado; Matriz_buscar_en; Indicador_columnas; Ordenado)

VALOR_BUSCADO: Es el valor que se desea buscar y debe estar en la primera columna del rango de celdas que especifique en matriz_buscar_en. Para nuestro ejercicio, el valor que se desa buscar es el código que está en la columna de cuentas.

Matriz_Buscar_En: Es el rango de celdas en las que BUSCARV buscará Valor_Buscado y el valor devuelto. En nuestro caso el rango es la tabla de código y nombre de cuenta. Una vez seleccionada esta tabla se debe ligar con F4 o manualmente agregar signo de pesos ($).

Indicador_Columnas: Es el número de columna (a partir de 1 para la columna situada más a la izquierda de matriz_tabla) que contiene el valor devuelto. Como es la tabla de parámetros anteriormente presentada debemos escoger un valor de situación de la columna que debe devolver la función, como buscamos el nombre que está ligado en el código vemos que los nombres de cuentas están en la columna dos (2) y este es el número que ingresaremos como indicador de columna.

 Ordenado:  Es un valor lógico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o aproximada:

·         VERDADERO: da por sentado que la primera columna esta ordenada, ya sea alfabéticamente o numéricamente y busca el valor más próximo. Este es el método predeterminado que utilizará Excel en caso de que no se ingrese una característica aquí.

·         FALSO: Busca el valor exacto en la primera columna.

Como en nuestro ejercicio las transacciones no son ordenadas alfabéticamente se utilizara FALSO en este caso.

Después de explicado esto nuestra formula quedará así:

Ya solo debes arrastrar esta fórmula hacia abajo en la columna de concepto y cada vez que se genera una transacción al colocar el código automáticamente en la columna concepto aparecerá el nombre de la cuenta que está ligada con el código según los parámetros que hemos hecho.

Paso 4: Una vez completado el libro diario debemos crear el balance general y el estado de resultados con la siguiente estructura:

 

Ahora para facilitar el conocimiento de los valores que obtienen las cuentas en débito y en crédito se debe utilizar la fórmula:

=SUMAR.SI(RANGO;CRITERIO;RANGO_SUMA)

En Debito:

Se debe colocar el rango del valor que se desea buscar, en nuestro caso es la columna CODIGO  que se encuentra en la hoja de libro diario, como es una fórmula que se debe arrastrar, se debe ligar el rango con F4.

Para el criterio debemos utilizar la celda de la que estamos buscando el valor, en nuestro caso es la celda de la columna NOMBRE.

ADVERTENCIA: Para el criterio no se debe ligar la celda ya que esta fórmula se debe arrastrar por lo que existen varias cuentas y todo se basa en estas.

Para el rango_suma  se debe seleccionar la columna que tiene los valores a los que necesitamos de la cuenta que hemos seleccionado en el cirterio. Por esto utilizaremos la columna DEBITO que se encuentra en el libro diario

En Crédito:

Para hallar los valores en la columna crédito se utilizará los pasos en la columna debito con la diferencia en que el Rango_Suma se seleccionará la columna crédito que se encuentra en el libro diario.

Arrastramos las fórmulas para las dos columnas y así automáticamente Excel nos dará las sumas totales de los valeres para cada cuenta en el débito y en el crédito.

Paso 5: Por ultimo debemos dar valores en saldos tanto débitos y créditos analizando que cuentas deben quedar en débitos y que en créditos por lo que esto se hará manualmente y con una simple formula de resta y suma así:

Por naturaleza de las cuentas:  ACTIVOS y GASTOS se darán en el DEBITO.

Por naturaleza de las cuentas: PASIVOS, PATRIMONIO e INGRESOS se darán en el CREDITO.

Esperamos les haya servido esta explicación, esperamos sus comentarios.

Grupo de Trabajo:

Alejandra Ángel

Bibiana Solarte

Juan Martínez

Lina Umenza